医療介護求人サイト「かる・ける」

「かる・ける」の求人情報作成の補助業務に使っています。中でも最も頻度が高い業務は、データベース間の情報の移行です。弊社では、お客様の登録情報や求人情報をまとめた求人サイトの元となる「情報管理」のデータベースと、求人作成の「進捗管理」をおこなうデータベースは別々となっています。そのため、新たなお客様のアカウントが登録された「情報管理」内のデータは、一度「進捗管理」内に移行してあげる必要があります。
これまでは1日に4～5回程度、その移行作業を社員が手入力でおこなっていました。その作業が、RKを導入したことで1日に14回と頻度高く、しかも自動的に移行させられるようになりました。
また1日に1回おこなっている、登録施設数や登録求人数、アカウント数などの集計作業や、データベースのバックアップ作業も、RKによって自動化させています。

ちなみにライセンス数は開発版と実行版がひとつずつあって、開発版を私（奥村様）とサポートユニットリーダー（仁木様）が使い、実行版をRKのシナリオ（自動化の命令プログラム）を動かすための専用のパソコンで活用している形です。

「かる・ける」は2019年にプロジェクトが始動した新しいサービスです。社内ベンチャー的な立ち位置として始まったこともあり、スタッフ3名からスタートしたプロジェクトでした。
限られた人数でゼロベースからサービスの立ち上げをおこなうにあたって重要なのは、やはり業務の効率化です。その実現のために、業務自動化ツール・RPAの導入を検討するようになりました。
そんな折、社内他部門のメンバーから展示会で良さそうなRPAを見つけたと紹介されたのが、キーエンスさんのRKだったのです。その後、他社製のRPAとも比較検討した上で、より費用対効果が期待できそうだった点、また営業担当の方の人柄から、RKを採用させていただきました。

はい。私（奥村様）は、実は前職で他社製のRPAを使っていた経験がありました。RKほど簡単に自動化を実現できるツールではありませんでしたが、それでもRPAを上手く活用できれば「パソコンでできることは、すべて自動化できる未来は近い」という認識を持っていました。
そんな中、実際にRKに触ってみたら、以前使っていたものより扱いやすいうえ、シナリオ実行の精度も高く、またサポートも充実しているので、とても高く評価しています。

はい。それぞれ次のような部分で、良さを実感しています。

1.扱いやすい

RPAを評価するうえで最も重要なポイントは、シナリオが作りやすいかどうかだと思っています。RKは操作がとても分かりやすいし、痒いところに手が届くような機能も豊富です。例えばドラッグ＆ドロップで命令を設定したり、その順序を変えられるのは、とても楽ですし、操作しやすいです。
バージョンアップも細かくおこなわれていて、その度にどんどん使いやすさが増している点も良いところです。

2.シナリオ実行の精度が高い

RPAでシナリオを作る方法のひとつに、実際にパソコンを操作して、その動きを記録する「アプリ操作」という手段があります。RPAによっては記録の再現度が低くて、思った動作をしてくれないこともあるのですが、RKではそういった誤動作があまりなく、高い精度を保っていると感じました。

3.サポートが充実している

なにより助かったのが、サポートです。RKを熟知した専任のサポート担当の方が付きっきりで教えてくださる「伴走サポート」では、基本的なところから学べて、シナリオ完成まで導いてくださいます。
また困った時に質問を投げかけた時のレスポンスも非常に早いです。遅くても、その日のうちにはなにかしらの返信をいただけます。
しかもひとつの質問に対しては、最初にアクションを起こしてくださった担当の方が最後まで面倒を見てくださるので、たらい回しにされることのない安心感があります。

お陰で、これまで「やりたい」と思ってもシナリオがうまく作れず、作っても思い通りに動かずに結局諦めていた「自動化」を、RKを導入したことによって実現させられるようになりました。

まず、自動化したことで、当然ですがその業務に関わる時間がほぼゼロになりました。
例えば、先ほどお話した「データベース間の情報の移行」業務は、1日4～5回、1回につき15分程度掛かっていたため、最低でも1日に1時間は取られていました。
それが今は人の手を介さず、タイマーで自動的に移行を終えてくれるようになりました。データ移行の頻度3倍近くに増えたうえ、移行し忘れや入力ミスといったヒューマンエラーもなくなり、業務のクオリティー自体も改善されました。

集計作業やバックアップ作業も含め、自動化させた作業ひとつひとつはそれほど時間が掛かるものではありません。しかし都度都度、他の作業を中断しておこなう必要がありました。自動化によって、そうした中断がなくなったことは、業務をスムーズに遂行するうえで、とても大きなことだと感じています。スタッフからも助かっているという声が挙がっています。

自分の代わりに動いてくれる存在です。手懐けるのは少し難しいですが、仲良くなれれば、何人分もの仕事を決まった時間に確実に遂行してくれます。労働時間や曜日など、一切関係ない労働力として、とても頼もしいです。

「かる・ける」はまだローンチしたばかりの新しいサービスです。ゼロベースから事業を作っているため、各種データの運用や必要項目は日に日に変わっています。その都度、システム改修となると開発費も時間もかかり過ぎてしまうのです。
その点、RKならば自分たちだけでスピーディーに開発したり、仕様の変更ができることから、システム改修ではなく、RKを使うことになりました。

2～3年後には、そうなる可能性は高いです。ただその場合も、RKが必要なくなる訳ではありません。他にもRKで自動化させたい業務はたくさんありますし、使っていく中で、自動化させたい業務のアイデアもまだまだ出てくると思っていますので、これからも頼りにしています。

現時点で、RKでやりたいアイデアが10あるとすれば、まだ1～2程度しか実現出来ていません。
例えば、登録されている何万件もの求人情報をパトロールして、職業安定法や、求人作成ルールに則っているかをチェックする業務は、早いうちに自動化させたいですね。サイト利用者の少ない夜間に求人情報をダウンロードしつつ、自動的に問題や漏れがないか確認させられたら、サーバーも人員も負担が大きく減ると思いますので。
そうやって課題をひとつひとつ解決していくことで、「かる・ける」の中でのさらなる効率化を目指していきたいですね。
さらに将来的には、ネット上から営業先のターゲットを選出してリスト化するなど、他部門、他事業にも活かせるシナリオを作って、横展開させていくことも考えています。

実は既に経営陣にもRKの良さは何度も伝えています。シナリオを増やして業務効率化がもっといろんな場所で目につくようになれば、社内でもさらに広く活用されるようになっていくのではないでしょうか。
その際は、キーエンスさんの手厚いサポートは絶対に必要となってきますので、ぜひこれからも変わらぬご支援をいただけることを期待しています。