株式会社エヌオーイー

「経理」や「人事」でおこなっている、いわゆる「単純作業」の自動化にRKを活用しています。

「経理」で言えば、入金の確認とその入力ですね。銀行のWebサイトから入金データのcsvファイルをダウンロードして、基幹システムと会計システムにそれぞれ入力。伝票作成するところまでをRKでおこなっています。「人事」では、主に労務管理に使っています。具体的には、クラウド上にある勤怠管理システムからデータをダウンロード、Excelで一覧表を作って管理職にメールで送信しています。

シナリオ数は、現時点で6本。そのうち5本を毎日、1本を月1の間隔で、専用のパソコンを用いて動かしています。

弊社はありがたいことに、多くのお客様から「柔軟な対応力」について高いご評価をいただけております。ただしそれは、社員ひとりひとりの感覚や経験に大きく寄与している部分でした。つまり属人化していたうえ、多大な労力が掛かっていたのです。

そんな折、新型コロナウイルス感染症のまん延によって、ワクチン接種や入国制限、ビザの情報など、お客様へのご案内が激増しました。
ただでさえ各社員の労力が大きい中での、さらなる業務増加ということで、このままの人員体制では業務を回すことができず、下手をすればお客様にご迷惑を掛けてしまいかねない事態となったのです。

そこで「対応力」という強みは活かしつつ、誰でもできる業務は可能な限り効率化するべく、社内でDXチームを発足させて、デジタル化、特にRPAでの自動化を模索することになりました。

RPAを探すべくIT関連の展示会に参加して、5～6社からお話を伺いました。その中で、トレーニング代…いわゆる「伴走サポート」の代金が月額費用に組み込まれている点、また最低契約期間が設けられていない点に魅力を感じて、RKを導入することにしました。

なぜなら、RPAを導入していきなり使いこなせるとは思わなかったからです。あまり専門的な知識がない我々にとって、プログラム的な考え方を身に付け、シナリオを作れるようになるには、手厚いサポートが必要だと考えました。

高く評価しています。「伴走サポート」として最初におこなっていただいたトレーニングだけで、基礎的な考え方や操作方法を身に付けることができましたから。
その後も、困ったことがあればメールで質問させていただいています。レスポンスは早いですし、時には「こんな感じでどうですか？」とサンプルシナリオを作って送ってくれることもあって、大変助かっています。
問題解決だけでなく、成長にも繋がる手助けをしてくれている印象です。

いいえ。実は当初考えていた業務は、自動化に失敗しました。
先にもお話したように、元々はお客様対応をおこなう「業務」や「営業」に関わる仕事の自動化を考えていました。
しかしこれらの業務を自動化するには、あまりにも手順が多すぎたのです。

例えば「発券」や「査証」といった業務をおこなう際には、GDS（航空会社の予約システム）や査証申請フォームにアクセスして、データを入力していく必要があります。しかしそのシステムは画面遷移が多かったり、入力内容で分岐したり、時にはロボット対策が施されておりと、とにかく自動化させるには、いくつもの課題をクリアしなければなりませんでした。
また弊社側のExcelファイルも、セルが結合されていたり、データの位置が統一されていなかったりと、RKがデータを取得するには不適切な状態でした。

そんな中で自動化を実現させるには、もっと深くアルゴリズムを考えたり、社内の業務やデータの標準化を図ったりと、やるべきことがたくさんあると分かったのです。そのため、まずは比較的自動化させやすい「経理」や「人事」の業務から進めていくことになったのです。

RKを触ってみたことで、当初考えていたもの以外にも、いろいろな業務を自動化できそうだという可能性を感じたからです。もちろん、一旦ストップした「業務」や「営業」の仕事の自動化も諦めていません。少しずつ実現に向けて動いています。

導入効果としては、大きくは次の2点です。

● 単純作業を月に約30時間近く削減できた

1シナリオにつき約10～20分、1ヶ月で約30時間近くの業務時間短縮に繋がりました。今後も少しずつシナリオを増やして、単純作業をできるだけなくし、従業員の労力を減らしていきたいですね。

● 社内業務の見直しに繋がった

RKをさらに活用するためには、先ほどもお話した「業務やデータの標準化」が必要です。そのため社内業務そのものの見直しをする良い機会にもなりました。
「見直し」と一口に言っても、そのアプローチや手法は無限にあります。しかし「RKに落とし込む」という目的を持つことで、例えば細かいことで言えば「セルを統一する」など、やるべきことが見えてきました。
また業務を見直したことによって、今まで想定していなかった業務、例えば「発券期限のご連絡」の自動化など、いろんなアイデア、可能性の広がりを得られた点も効果として挙げられます。

「誰でも使える」ところがRKの一番の魅力です。
メニューがカテゴリごとに色分けされていて見やすかったり、プログラム的な専門用語があまり使われていなかったり、とにかく分かりやすい画面構成になっている点が、まず良かったですね。またドラッグ＆ドロップでシナリオを作ったり、実行順を自由に入れ替えられたり、シナリオが長くなったら畳んでまとめられたりと、操作性の高さも魅力です。
アプリ操作（マウスやキーボードの操作をレコーディングする機能）を使えば、プログラムやシステムを触ったことがない人でもシナリオを作れるので、ものすごく楽ですね。
単純なものなら本当にさっと作れるので、例えば将来的には「営業」などの現場の人たちにも触ってもらえるようになると嬉しいですね。

バージョンアップで、「Gmail」機能が強化されたのは、ありがたかったですね。
弊社では業務に「Gmail」を使っているのですが、以前までRK経由だと送信しかできませんでした。それが今は「Outlook」と同じくらい、いろいろ活用できるようになったので、とても便利になったと感じています。

私たちのような旅行会社はもちろん、どんな業種にもおすすめです。特に単純作業が多い仕事を抱えているのなら、RK導入はやるべきだと思います。日々の業務がかなり楽になりますし、時間短縮、属人化の軽減にも繋がりますので。
最初はどう使いこなすか迷うかもしれませんが、どんどん使って慣れていけば、「こういうことが実現できそう」といった気づきも出てくるはずです。弊社のようにRKを軸にした業務見直しを考えるきっかけにも繋がるのではないでしょうか。

そもそもの導入目的だった「業務」や「営業」に関わる仕事の自動化を、業務見直しとあわせながら進めていくのが当面の目標です。現状の人時生産性を「1」とすれば、将来的にはそれを「10」まで、サービスの質を低下させることなく上げられればと考えています。

そうすれば空いた時間を使って、よりお客様に満足いただけるようにサービスの幅を広げていくこともできると思っています。例えば、これまでやってきた航空券や査証などの手配だけでなく、ホテルやレンタカー、Wi-Fiなど旅行や出張に必要なサービスを、トータルでサポートできる存在になれると良いですね。

RKによる自動化の「芽」は、まだ出始めたばかりです。これが今後どのような「実」となってくれるのか非常に楽しみにしています。
ただ、まだ私たちはRKでできることを、完全に理解している訳ではありません。そこでキーエンスさんには、ぜひRKを活用するための「新たな発見や発想」に繋がるようなセミナーや提案を期待しています。