優美社産業株式会社

主に「帳票」の作成に活用しています。
売り上げのデータは機密文書ですので、すべての情報を公開することはできません。そのため、私を含めたシステム開発課のメンバーが、公開可能なデータだけを基幹システムからダウンロードし整えて、各部署に「帳票」として送っています。
この一連の作業を、RKで自動化させました。

また今後は、「帳票」作成に加えて、いろんな部署の業務自動化も進めていこうと考えています。現段階では各部署の業務内容の洗い出しを終え、これからRKをどう使っていくかの打ち合わせを進めていくところです。

はい。ただし元々は手作業ではなく、基幹システムだけで完結していた業務でした。
しかし3年前にシステムの刷新を行った際、コストの関係で複数のソフトウェアを連携させて新システムを構築することになりました。その結果、「帳票」作成などの一部の業務が基幹システムの機能から漏れてしまったのです。
そのため新システム移行後からは、手作業になりました。

しかし「帳票」作成は、思いのほか労力がかかることもあって、手作業では社内の細かな要望に対応できず、本当に必要な数字しか出せない状態になってしまっていたのです。RKのお陰で、そうした要望にも応えられるようになったのは本当にありがたいです。

情報収集のために、東京ビッグサイトで開催されたDX・ITに関する展示会「Japan IT Week」に参加したのが、RKを知ったきっかけです。
そこでデモを見せていただき、新しい基幹システムを使ううえで手間だと感じていた部分……それこそ「帳票」作成などに、RKはフィットしてくれそうだと感じたのです。

ただ当時、私は「RPA（業務の自動化ツール）」という言葉すら知りませんでしたし、プログラムも高校の授業でかじった経験しかありませんでした。しかも一緒にイベントに参加していた社長の話では、以前に一度、他社製のRPAでの自動化に挑戦して、挫折した過去あるとのことでした。

そのため魅力的なツールだと感じましたが、導入は難しいかもしれないと思っていました。しかし、かつて挑戦に失敗した様子を間近で見ていた社長本人が、「RKなら自動化できそうだ」と導入に前向きになってくれたのです。
画面がグラフィカルで分かりやすかったり、自動化をサポートしてくれるナビゲーション機能が付いていたりと、これまで見てきたRPAとはまったく違う見た目で簡単そうだったのが、大きな理由のようですね。
その後、社長の主導ですぐに導入が決まり、私とシステム開発課の2名の計3名で、RKを使った自動化を進めていくことになりました。

そこまで大きな苦労はなく、業務自動化を実現できました。
もちろん慣れるまでは少し苦戦しましたが、実践しながら、無料の「伴走サポート」でいろいろと教えていただけたこともあって、ひと通りの操作はすぐに覚えられました。私のようなプログラムに詳しくない人でも、学びながら触っていれば、操作は問題なく覚えていけると思います。

RKでは、自動化のプログラム「シナリオ」を、いろんなやり方で作ることができます。最初は、パソコンを実際に操作することでその動きを覚えさせる、初心者向けの「アプリ操作」という方法で「シナリオ」を作っていました。それが今では、命令を選択して操作を決めていく「アクティビティ」という方法で「シナリオ」作成ができるようになりました。

まずは、実際に触って自動化に挑戦してみることをおすすめします。
RKのサポートサイトには「e-ラーニング」のページもありますが、最初にそちらで学習するのではなく、まずは触って、ある程度操作に慣れてから「e-ラーニング」で復習すると、より早く身に付くと思います。
また、RKを操作できるメンバーが複数いるなら、メンバー全員が理解できるように「シナリオ」を作ることも、ひとつのコツです。具体的には、命令のブロックひとつひとつに「このセルに書き込む」など名前を付けてあげることですね。
後から「シナリオ」の中を見返した時に、誰でも分かるようになっていれば、復習になるだけでなく、修正する時も便利です。

2名のスタッフで、3人分の仕事がこなせるようになりました。
新基幹システムになって以来、「100」のキャパシティしかないシステム開発課に、常時「150」もの要望が届くようになりました。当然すべてに対応することはできず、要望は把握しつつも必要最低限の業務しかこなせていませんでした。
ところがRKで業務を自動化したことで、残りの「50」にも手を付けられるようになったのです。

「こんな数字が欲しい」という現場の要望にも、細かく応えられるようになったので、結果的に「帳票」を用いた社内資料の質も上がりました。相乗効果で、その資料を用いた会議やお客様への提案内容の質も上がってくれたと感じています。
もしRKがなかったら、社内資料のほとんどが、今のクオリティーでは作れなくなるのではないでしょうか。

RKを使って感じた良さは、大きく次の2点です。

1.簡単に自動化できる

先ほども少しお話した通り、簡単に自動化を実現できる点は良かったところです。
特に自動化の命令を設定していくと、その命令が「ブロック」として上から下に積み重なっていく画面構成は、とても分かりやすいですね。「シナリオ」を作りながら、命令内容と「ブロック」の相関関係が把握できるので、エラーが出た時も問題点の推測や修正が素早くできます。

2.自由度が高い

もうひとつの良さは、自由度の高さです。
弊社の基幹システムは、いろんなシステムを連携させて作り上げたため、どうしてもシステム間に隙間ができてしまいました。しかしRKがあれば、そうした隙間を上手く埋めることができます。自由に、しかも自分たちだけでパソコン上のあらゆる動作を自動化できる点は、とても大きな利点だと感じました。

システム開発課では、すでにRKの便利さはすっかり浸透しました。今や業務の「土台」になってくれていると言っても過言ではありません。

レスポンスは早いし、対応は丁寧だし、悪いところはありません。
対応も柔軟で、非常に助かっています。
たとえば、無料の伴走サポート内容はある程度決まっていましたが、伴走サポートを受けるスタッフの学習スピードが早かったため、2回で3回分の内容を終えられたのです。そうしたところ、サポート担当の方からは「3回目は、RKを使っていて何かにつまずいた時にやりましょう」との提案をいただきました。
覚えの早さに応じて、教えるスピードや内容を変えてくれる点は、非常にありがたかったです。

まだシステム開発課でしか活用していないRKを、全社に広く展開していきたいですね。
大阪本社や東京支店には、営業、経理、総務などの部門があって、ヒアリングした限りRKで自動化できるところはたくさんあると思っています。
たとえ5分しか掛からないような短い仕事だとしても、それが1日に10個20個と重なり、365日分になることを考えると、トータルでは相当な時間になります。それが自動化でなくなれば、社員の人数はそのままで、たとえばお客様との対面にもっと時間を費やすなど、やれることを増やしていけると思っています。

また全社にRKが浸透したら、きっと現場からも「この業務は自動化できるのでは？」みたいなアイデアが出てくるようになると思っています。そうした時に、システム開発課が素早く動いて、自動化の「シナリオ」を作れるようになっていけるようにもしたいですね。

キーエンスさんへの期待としては、このままRKの「簡単さ」という特徴を、ぜひ貫き続けて欲しいです。今後、全社的にRKを浸透させていくとなったら、使える社員も増えていくと思います。その際に簡単なままでいてくれれば、きっと展開もよりスムーズになると思いますので。