南関東日野自動車株式会社

主に、基幹システムやサーバー上のエクセルファイルからデータを取りだしたり、それを加工する用途に使っています。
中でも一番高い頻度で使っているのが、毎日の売上などの集計データの収集です。約40ある拠点ごとのさまざまな数字を基幹システムから取り出して集計。前年分も含めて1枚の資料にまとめて、社長と役員にメールで送信するところまでを、RKを使って毎日自動でおこなっています。
その他にも実用化しているシナリオ（自動化プログラム）は数種類あり、それらを適宜動かしている形です。

また現在は営業企画部と経営企画部が中心となって、いろんな部署に向けてRKの横展開も広く進めています。

営業企画部、経営企画部を皮切りに、中古車部、業務部、リース保険部、技術部、サービス部の、全部で7部署ですね。加えて千葉支社で、RPAを使った経験のある社員がいたので、その人を巻き込んで支社の中での活用も検討しているところです。今後も使いたいと言ってきてくれたところには、どんどん広めていきたいと考えています。
そのためにライセンスも、現段階で開発版・実行版を共に複数アカウント契約しています。

4年ほど前、社内でDX推進の話が立ち上がった時に、その第一歩として考えたのがRPAの導入でした。複数のRPAをピックアップ、および比較して導入を検討したのですが、それらのRPAには次のような問題点があったことから、なかなか手を出せずにいたのです。

＜他社製RPA導入における問題点＞

• ランニングコストが高い
• サポート費用が高い
• 日本語への対応が不十分
• バージョンアップすると互換性がなくなる

そんな折、キーエンスさんがRPAをリリースされるという情報を得ました。展示会でお話を伺ったところ、先ほど挙げた懸念点がすべて払拭されていました。またツールとして使いやすそうな印象を受けたこと、さらには弊社で前から使っていたキーエンス製のハンディスキャナーの評価がかなり高かったこともあって、まずはお試しで導入させていただくことになったのです。

その後、Microsoft365にアクセスできるのか、エクセルの操作はどこまでできるのか、マクロとの違い、動作スピードなどを諸々検証した上で、本格導入を決定。RKの導入が、会社としての取り組みとして扱われるようになりました。

まず説得するための資料を作りました。そこに例として、いろんな部署を対象とした40以上の業務を挙げて、それらをすべて自動化できることを記載。またそれらの自動化を実現できた時に、RKのランニングコストの安さと、導入によって得られる対費用効果も伝えました。
会社の受け入れ姿勢は、非常に前向きでした。特に社長は、かつて日野自動車に在籍していた頃、海外の事業所でRPAをうまく活用して、大きな効果を出している様を目の当たりにしてきたらしく、RPAに対して信頼感があったようです。

「面倒な業務の自動化」と「システムの安定運用」を実現できたことが、現時点での導入効果です。

1.面倒な業務の自動化

弊社の基幹システムは、とても特殊なデータの持ち方をしています。そのため、例えば先にも挙げた集計資料の作成を人の手でやろうと思うと、かなりの労力と時間が掛かりました。またできる人も限られていました。その作業をRKに任せれば、労力はいりませんし、パソコンが空くタイミングに実行すれば、作業に掛かる時間は実質ゼロです。しかもボタンを押すだけで、誰にでもできるようになったのは、とてもありがたいです。

2.システムの安定運用

基幹システムから、特定の情報を抜き出したいとなった時には、まず何十万件ものデータを引っ張ってこなければなりません。また取り出したデータは、パソコン上でVLOOKUP関数を使って整理する必要もありました。いずれも大きな負荷が掛かるため、時折サーバーやパソコンが落ちてしまっていました。
RKを使えば、サーバーの負荷が少ない時間帯を自由に選べますし、うまくマクロと組み合わせることもできます。お陰で安定した動作を実現させられるようになったのです。

今はまだ稼働させているシナリオが多くないので、業務効率化の面ではこれからです。しかし現時点でも、今までやれなかった作業ができたり、時間がかかっていた作業を残業なくこなせるようになりました。
その結果、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになりました。加えて、自動化のために業務内容を細かく精査したことで、その業務が本当に必要なのか見直しを図ることもできました。
今後、自動化させる業務が増えるほどに「業務時間の短縮」による「高い費用対効果」も得られると期待しています。

それぞれの部署に投げっぱなしにしないことですね。各部署だけでやらせようとしても、あまり良い結果は生まれません。
弊社では、社内でも細かなフォローをおこなえるような体制を整えています。
具体的には営業企画部と経営企画部が中心となって、自動化をイメージしやすいようにRKが動いている様子を動画に撮って見せたり、サンプルのシナリオを作って提供したり、質問や相談に応えられる担当を用意しました。
またRKを使いこなすための社内ポータルサイトも構築して、キーエンスさんのRK関連サイトへのリンクを貼ったり、過去に作ったシナリオの共有をおこなったりもしています。

こうした取り組みの甲斐もあって、多くの部署がRK導入に対して前向きに動いてくれています。中には「こんな業務を自動化したい」と具体的な相談をしてくれるところも増えているので、今後さらにRKの導入は進んでいくのではないでしょうか。

RKの導入は、弊社のDX推進の良いきっかけになってくれました。
とはいえ、まだまだ社内に自動化できる業務はたくさんあります。現在RKの導入を進めている7部署はもちろん、それ以外の部署にももっと広くRKを展開させて、面倒な業務を減らし、空いた時間により付加価値の高い仕事に臨んでもらえればと思います。
そして将来的にはAI、例えばChatGPTなども活用しながら、RKの活用をさらに加速させていけると良いですね。

キーエンスさんの対応には、既に満足しておりますので、ぜひ今やっていただいていることを継続、拡大していって、私たちの活動をサポートしていただければと思います。