スマートキャンプ株式会社

私はBOXILカンパニーという部門の業務推進部に所属しており、部内の事務業務の業務改善に取り組んでいます。
例えば、これまでGoogleドキュメントで発行していた申込書を、Googleスプレッドシートの関数やGAS（Google Apps Script）を用いて作れるようにするなど、さまざまな業務を見直しながら、効率化を図ってきました。
そんな中、BOXILカンパニー内の経費精算業務の非効率をなくすためにクレジットカード保有者から申請業務の巻取りをしたのですが、特に大変だと感じた業務のひとつが、先ほどもお伝えした「クレジットカードの項目変更と追加」でした。
繰り返しの業務であり、一定程度の時間と労力がかかるこの業務を、なんとか改善できないかと思っていたところに、キーエンスさんのRKを見つけ、検討を始めました。
RPAというツールをデモで見るまではどんなことができるんだろうと、半信半疑でしたが、キーエンスさんとお話をさせてもらい、デモを見せてもらった結果、これなら業務改善で困っていることをいろいろ解消できそうだと思い、導入することにしたのです。

今となっては思い込みでしたが、RPAの導入には、時間と費用が膨大に掛かるものだと考えていました。RPA＝プログラムの開発というイメージを持っていたので、少なくとも実用化まで半年、お金も何千万円と掛かるのではないかと思っていたのです。
ところがお話を聞いてみると、人的リソースを抑えつつ、膨大な期間を掛けずに、業務を自動化できるとのこと。月額の料金もリーズナブルで追加料金も掛からないと知って驚きました。

はい。無料の「伴走サポート」で、専任のサポート担当の方がRKの基礎からレクチャーしてくれますので、安心してシナリオ作りを学んでいけます。
また「伴走サポート」は3回だったのですが、まさか3回受けただけで、自分でシナリオを作れるようになるとは思いませんでした。結局、他の仕事もやりながらにも関わらず、約1ヶ月でひとつのシナリオを完成させることができました。

シナリオ作成のコツは、今の業務を同じやり方のままRPAで自動化しようとしないことだと思います。繰り返しの業務でフローが整理できるものはRKを活用して、フローが整理できないイレギュラーは人がおこなう。それだけでも大きな業務改善ができます。
もうひとつのコツは、簡単なもので良いので、まずひとつのシナリオを完成させることです。
ひとつでもシナリオを完成させられると、やはり大きな感動を得られますし、それをブラッシュアップして、どんどん良いものにも仕上げていけるのでお勧めです。
実際に、私が作ったシナリオも、最初の稼働から2回ブラッシュアップさせています。どんどん機能が追加されて、業務に掛かる時間も大きく減りました。

実際に使ってみて感じたRKの魅力は、次の2点です。

1.高いサポート力で安心感がある

シナリオを作る上で、操作で分からないことや、イレギュラーな要素があって困った時に相談をすると、解決策をすぐに教えてくださいます。RKには費用が掛かっているので、会社からはどうしても成果を求められます。その点、キーエンスさんのサポートがあれば、必ずシナリオを完成させることができ、一定の成果が出せるという安心感がありますね。

2.操作がシンプルで分かりやすい

操作がシンプルかつ分かりやすい点も良いところです。例えば「フローナビゲーション」と呼ばれる機能を使えば、ツール上に表示されるナビに従って進めていくだけで、ある程度のところまで、簡単に自動化を進められて非常に効率的です。加えて「アプリ操作」や「アクティビティ」といった複数の機能と併用することで、思い描いていた通りのシナリオを作り上げられます。

こうした高いサポート力と操作性の良さのお陰で、導入当初に想像していたよりも、はるかに短い時間でシナリオを作り上げられるようになりました。

繰り返しの業務、定形業務、手入力の仕事がたくさんある人に勧めたいですね。
私は以前、病院のコンサルタント業に携わっていました。日本は他国と比べてヘルスケア領域のデジタル技術がかなり遅れていると言われていますが、その通りで病院では保険証の目視確認や読み取り、入力業務など、まだまだアナログなルーティンワークがたくさん残っていると感じていました。そうした業務は、RKを使えば大きく改善していけると感じています。

業務改善の「武器」のひとつです。
またキーエンスのさんサポート担当の方には、社内の同僚に質問するような気軽さで、いろいろお話を聞いていただけています。そういう意味では「業務改善を一緒におこなってくれるもうひとりのメンバー」のような存在でもあります。
今後もRKと上手く付き合いながら、いろんな業務改善に活用していきたいですね。

さまざまな業務改善に取り組みながら、効率化できそうな業務があれば、どんどん自動化を進めていきたいと考えています。社内の他部門にもRKを広めて、将来的には社内から「こんな業務を自動化して欲しい」と依頼してもらえるのが理想ですね。

まだまだ知らない機能もたくさんありますので、キーエンスさんには引き続きご相談をさせていただくことになると思います。頼りにしていますので、今後も業務改善を共に推進してくれる仲間として、ご協力いただけることを期待しています。