株式会社東海機械製作所

2022年4月から導入して、約1年間で現在23本のシナリオ（自動化プログラム）を作成、運用しています。一部、自動化させた業務を紹介します。

① お客様提出用データの取得とエクセルへの転記

納品時にお客様に提出する製品ごとのデータを、エクセルにまとめる業務にRKを活用しています。まず基幹システムから製品ごとのデータをダウンロード。1製品ごとに8つのエクセル内に登録された総計500近くのデータからシリアルと重要項目を抜き出して、1つのエクセルにまとめます。
週に2回、1回につき多い時で15台の製品でこの作業をやっていました。毎回90分ほどの時間が掛かっていましたが、始業前に自動化させることで実質0時間に短縮できました。運用開始から10ヶ月、不具合も一切ありません。

② 前日の納期遅延リストの作成

1日20～30枚の発注書を目視して、納期遅延の有無を確認していた作業も、RKで業務改善できました。発注書のデータを読み込んで1枚の表にまとめることで、1日20分ほど掛かっていた確認業務が、ほぼ一瞬で終わるようになったのです。

③ 伝票入力

伝票の入力も自動化させました。これまでは入力するデータを、伝票用エクセルとデータベースの2箇所に手入力していました。それがRKの登場によって、伝票に入れた内容を自動的にデータベースに転記させられるようになりました。
2回やっていたものを1回で済むようになったため、1日20分近くの作業が10分以下に短縮され、ヒューマンエラーによるミスもなくなりました。

その他、製造現場で毎月活用しているエクセルの加工や、毎日の生産計画の表の更新などにもRKを活用しており、管理、製造、総務経理など、さまざまな現場で活躍してくれています。

ちなみにライセンスは、開発版が1つ。シナリオは、始業時やスケジュール設定で実行して、それが動いていない時に、4名のRK担当者が開発を進めています。

弊社では、2022年より「脱属人化＆DX化」を全社的に掲げて、タブレット端末導入によるペーパーレス化など、様々な取り組みをおこなっています。その中でひとつの課題としてあがっていたのが、手間の掛かる定型業務の効率化でした。
特に先ほどあげた「①」の業務については、元々1週間で1200枚も出力していた紙資料をペーパーレス化したにも関わらず、それらのデータをエクセルにまとめる作業は相変わらず手作業で、かなりの手間と労力が掛かっていました。
なにか良い方法がないか摸索していたところ、タイミングよくキーエンスさんから「RK」の紹介メールをいただいたのです。

そこで説明会を開いていただき、お話を伺ったところ、月額のサブスクリプションと比較的リーズナブルで始められるところ、また「伴走サポート」サービスなどが付いていてしっかり手助けしていただけそうなところから、まずはお試しで初めてみることにしたのです。

まず使ってくれそうなメンバーを選定すること、そしてアドバイスやサポートをしっかりおこなうことです。
実は最初の説明会の時には、7名の社員が参加していました。しかし各社員には、それぞれ通常業務があります。それをこなしながら、同時にシナリオを作ることは労力面で難しかったようで、結局7名のうち1名しか残りませんでした。
そこで改めてパソコン業務の多い部署から、このメンバーならと思える人物を選び、まずは私（坂本様）が最初に作った「①」のシナリオが動いているところを見せて、こんなことが出来るんだという基礎から教えていきました。その後、分からないところがあればアドバイスしたり、時にはシナリオ作成を手伝ったりしていくうちに、少しずつ浸透していった形です。
一度、自分でシナリオを作って自動化を実現させられると、達成感があるようですね。モチベーションが上がって、より前向きに取り組んでくれるようになりました。今ではハイテック電子部や業務部などの部署の垣根を超えて、メンバー同士で教え合ったりしてくれています。

主に、次のような4点の効果を得られました。

● 人の手によるミスがなくなった

金額など数字の羅列の場合、手入力だとどうしてもミスが増えがちです。その点、RKを使って業務を自動化させることで、そうした入力ミスが一切なくなりました。

● 業務の運用自体が改善された

例えば「②」の納期確認は、元々すべて手書きの発注書でおこなっていました。しかしRKで自動化させるにあたってデータが必要ということで、すべての発注書がエクセルになりました。このようにRK登場のお陰で運用が変わったものも出てきて、より効率良く業務を進められるようになりました。

● スタッフの代わりになってくれる

RKで事務作業をあらかじめ自動化させておけば、担当スタッフがいなくても、そのスタッフの代わりに業務を進められる点もメリットです。該当するシナリオを開いて再生ボタンを押すだけという手軽さも良いですね。

● 短縮された時間以上の余裕ができる

例えば「①」の自動化では90分の業務が実質0になりました。しかし実は、前後の準備や作業の中断・再開によるロス、確認などに取られる時間がなくなるため、90分以上の短縮効果を感じられます。心に余裕ができるので、いろいろ考える時間もできて、より高いクオリティで業務に臨めています。

製造業の会社、その中でも特にたくさんのデータを入力や転記したり、集計作業を担当している部門ですね。実際に仲の良いメーカーさんに対しては、RKを勧めたことがありますし、サンプルとして私たちの作ったシナリオが動いている様子を見せたこともあります。まだ導入に至ったところこそありませんが、いくつかのメーカーさんはすでに興味を持ってくれていますよ。

今はさらなる業務効率化を目指して、新たなシナリオの作成に取り組んでいます。その中で、可能ならRKを使えるメンバーを数名増やしたい思いもあります。ただ闇雲に増やすのはなく、能動的に動いてくれる人を選別していきたいですね。
またシナリオが増えてくると、RKの稼働時間が長くなって、開発に使えなくなってくることが予想されます。その時は、新たに実行版のライセンスを増やすことも検討しています。
キーエンスさんへの期待としては、RKのバージョンアップのスピードに私たちがについていけていないところがあるので、その辺りのレクチャーをお願いしたいですね。使いこなせていない機能などが増えている可能性もあると思うので、いろいろと教えていただきたいです。