ルートインジャパン株式会社

2021年頃、全社的にペーパーレス・業務効率化を進めるよう社長からの指示があり、後にRKを導入するきっかけとなりました。

この時に、本部内各部署がその方針を理解し自発的に行動してくれたこともあり、ペーパーレス化は成果を得ることができました。しかし、電子化の先に残る、人がおこなう単純作業についても、工数削減や時間削減の余地があり、これらをどうにかしたいと思うようになったのです。

そこで頭をよぎったのが、RPAの存在でした。実は過去にRPAの導入を検討した際は、複雑な操作、できる内容、金額の高さ、勉強の方法、掛かる時間などから、実現にはかなりハードルが高いという印象をうけていました。
しかし先のペーパーレス化の成果を見て、社員がこれだけ積極的にやってくれる今であれば、もしかしたらRPAの導入も進められるのではないか…そんな可能性が見えてきたのです。

そんな時にちょうどタイミング良く、キーエンスの営業担当の方からRKの案内の電話をいただきました。
当然、過去にRPAを検討したことがありましたので、最初はうまく活用できる自信がないと断りました。
しかし営業担当の方に「RKならきっとご活用いただけます。」と説得されて、一度説明を受けることにしたのです。

説明を受けた結果、私がこれまで見ていたRPAに比べて、自動化の実現に向けての強い期待感を持ちました。しかし同時に、思っていたよりリーズナブルな月額設定と伴走サポートをしてくれるという謳い文句には、正直少しの不安がありました。
ただそうした不安要素よりも、人手の掛かる業務をいち早く軽減させたいという思いと、月額で契約して上手くいかない場合は解約すれば良い、まずはトライしてみようという思いから、試しに導入してみることになりました。

これだけリーズナブルな月額設定で、手厚いサポートは難しいと思ったのです。そのため、例えば無償サポートには条件があって、必ず後からアップセルさせるような追加メニューを頼まないといけないなど、落とし穴があるのではとつい考えてしまいました。

しかし実際は、まるで「うちの社員では？」と勘違いするほどサポート担当者の方が親身に相談に乗ってくださいました。手厚いサポートには本当に感謝しています。

実際に成果を出せたことが大きいですね。
導入に際し、社長からは「導入してから3ヶ月後にRPAの成果報告会を開催すること」と「成果報告会での成果に応じてRPAの継続・解約の判断を下すこと」の2点、指示がありました。この成果報告会は、社員にとって直近の目標となり、より一丸となってRPAの制作に取り組むことができたため、導入成功への大きな要因になったのではないかと思います。

まずは社内で、RPAに興味のある社員を募集しました。その結果、19部署53名の方から手があがりました。次にその53名の方に、自動化できそうな業務を洗い出してもらったところ、348もの業務がリストアップされてきました。

そこで自動化したい内容を、大きく3つのグループに分けて、キーエンスの担当者の方に伴走サポートをおこなっていただき、成果報告会では9部署が計14本のシナリオを発表する運びとなりました。

発表したシナリオの例）

• ネット予約分析資料の作成
• ホテルシステムからの請求データ作成　など

そして成果報告会の結果、社長からはその場で「RKを継続して使い続けること」「必要に応じて契約アカウントを増やすこと」そして「RKの旗振り役として社内から1名選任することと」の3点、指示が出ました。
今はその指示を受けて、来年度に向けてRKの旗振り役を選任している段階になります。

成果報告会の段階で、1ヶ月で180時間の業務時間削減に繋がりました。ただそこから数ヶ月経ち、各部署では新たなシナリオも作られていますので、現状はもっと削減されていると思います。

ちなみに、ちょうど昨日完成した「コールセンターへの転送切り替え業務」のシナリオが運用まで進めば、それだけでも月に100時間が削減される見込みです。ただこの業務は短時間でおこなう必要性があるので、実現には複数のRKを同時に動かす必要があり、実行版のアカウントを増やすかどうかを検討している段階です。

社内の施設予約システムを用いて、会議室を予約する感覚でRKの使用時間を管理しています。稼働状況を把握できるのは便利ですよ。

「発想力のアップ」と「業務プロセスの見直し」に繋がりました。

● 発想力のアップ

まず「発想力」については、RKを実際に触っている社員だけでなく、成果報告会の動画を見た別の部署からも「この作業をなくしたい」「これを作りたい」という問い合わせが上がってくるようになりました。
またそういった問い合わせを、各部署でRKを触っている社員が受けて、「こうすれば実現できそうだ」と答えられるようになってきたのも、大きな効果だと感じています。

● 業務プロセスの見直し

RK を使って自動化するためには、どんな業務をどのような手順で進めているかを把握する必要があります。
そういう意味で「業務プロセスの可視化と、見直しのきっかけ」にも繋がりました。煩雑になってしまっていた業務を整理する良い機会になってくれたのです。

問い合わせに対するレスポンスが早く、きめ細かくケアをしてくれるところですね。不安や悩みを相談したら、すぐにミーティングの機会を設けていただけます。

また私たちの質問に対して「できない」と決して答えない点も印象的でした。たとえ自動化が難しい業務でも、プロセスや手順を変えて実現させる方法を一緒に模索して、アドバイスしてくださったお陰で、実現できたシナリオもあります。
そしてアドバイスをする際に、専門用語などを意識して使わないようにし、「目線」を私たちに合わせてくれるところも良い部分だと感じました。

今のサポート担当の方がいなかったら、社内でのRPAの理解と定着はここまで進んでいなかったのではないでしょうか。

私たちのように、複数の施設を持っていて各種業務を本部が引き上げておこなっているような企業、中でも「新しい働き方を見つけたい」「現状に満足しない」という思いを持っているところにはおすすめです。
業務改善のための発想力と企画力さえあれば、あとは手厚い伴走サポートが付いていますから、きっとその思いは実現できると思います。

キーエンスのサポートは、それくらい想像以上でした。広告などでキーエンスのロゴを見る度に、サポート担当者の顔が浮かび、感謝しています。
先にお話した通り、当社としては今後も継続的に活用していくことが決まりましたので、引き続きご支援いただけることを期待しています。