黒田電気株式会社

私が所属するセールスサポート部では、受発注や納期などの管理を担当する他、社内の業務改善にも取り組んでいます。社員数約250名程度のあまり潤沢ではない人数で、どう効率良く業務を遂行すれば良いか。そうした課題の解決を検討する中で、アイデアとして出てきたのがDX推進でした。

ただ弊社にはシステム部は存在するものの、そちらに依頼すると大きな費用が掛かります。また順番待ちで時間も掛かるとのことで、断念せざるを得ませんでした。そこで検討するようになったのが、RPA（自動化ツール）です。

東京本社では、既に他社製のRPAの導入が始まっている段階でした。しかしそのツールは操作が難しすぎて、我々が使いこなせるものではありませんでした。そこで、その他のRPAを複数ピックアップして検討した結果、RKを導入させていただくことになりました。

大きくは「使い勝手の良さ」と「サポートの手厚さ」です。「使い勝手の良さ」については、次にやるべきことをナビゲーションで教えてくれたり、ブラウザを操作するだけで自動化を進められる操作性の高さが、特に魅力だと感じました。

「サポートの手厚さ」は、専任の担当がいるという点がポイントでしたね。システム部の力を借りず、セールスサポート部のメンバーだけで自動化を実現させるためには、絶対に充実したサポート体制が必要でしたから。

最初に抱いたイメージ通り、高く評価しています。特に次の点が良かったですね。

1.シナリオが作りやすい

まずなにより、シナリオが作りやすいようにユーザーインターフェイスが良く考えられています。画面左側のメニューから命令を選んだり、パソコンを操作するだけで8割くらいはシナリオができてしまうのは、本当に楽です。

2.日本語表記

すべてが日本語で書かれている点も評価しています。メニューや命令の名称だけでなく、作ったシナリオまで日本語で表記されているので、作っていて分かりやすかったです。

3.専任のサポート担当がいる

専任のサポート担当がいる点も心強かったです。一時期は毎日のように電話でいろいろと教えていただいていました。リモートでなんでも教えてくれる「伴走サポート」サービスがあるのもありがたかったですね。

お陰で作りたいシナリオを必ず完成まで持っていくことができています。しかもシステム部を介さず、現場だけで作り上げられるので、手間や時間も大きく削減できていると思います。

まず最初の数回の「伴走サポート」でRKの講座をやっていただいて、そこにセールスサポート部に所属する30名近くの社員に参加してもらいました。
またRKなら簡単に自動化できることを、私が進んでシナリオを作って見せることによって、証明していくようにしています。
あとは自動化する業務の選別についてのアドバイスもしています。例えば1回2～3分しか掛からない業務でも、何度も発生するなら大きな時間になります。それを自動化で短縮できれば、トータルで大きな時間短縮になる。しかも、空いた時間で他の仕事もできるという考え方を伝えて、少しずつ浸透させていっています。

はい。情報共有していますし、メンバーの得意分野に応じた役割分担もしています。例えば私は、基幹システムの「SAP」を触るのは得意ですが、エクセルがあまり得意ではありません。そんな中、エクセルのデータを使うとなった時は、エクセルが得意なメンバーにやり方を教えてもらったりしています。またエクセルと「SAP」のデータを合体させる時なんかは、私が「SAP」のデータ加工だけを担当することもありました。

単純作業をこなしてくれるチームメイトが、社内にひとり増えたような感覚があります。しかもシナリオが増えれば、どんどん優秀になっていってくれるので、これから先も楽しみです。

日本の10年後を考えると、これから若い人はどんどん減っていく時代です。弊社としても、恐らく新卒採用が難しくなっていくでしょうし、定着率もそれほど上がることはないだろうと予想されます。そんな中、RKのようなツールをうまく活用して、そちらに任せられる業務はどんどん任せていくことはとても重要だと考えています。

つい先日、東京本社に業務改善をおこなうグループが立ち上がりました。そこにはRKを使える人間も異動しましたので、今後は東京と大阪とで集中的にシナリオ作りを進めていく予定です。例えば経理や物流などさまざまな部署がやっている、単純作業に近い業務をもっと自動化させていきたいですね。そうすることで、先ほどもお話した費用対効果の面でもしっかり結果を残していければと思っています。

その実現のためには、キーエンスさんのサポートは絶対に必要です。今後とも手厚く支援いただけることを期待しています。そしてできれば、今のサポート担当の方にずっと弊社に寄り添っていただきたいと思っています。