ホンダロジコム株式会社

主に事務員さんが担当する、日報管理と工数管理の業務に活用しています。具体的には、次の3つの業務を自動化しました。

① 勤怠の集計

勤怠管理のシステムにアクセスして、従業員の勤怠状況をエクセルで出力。そのデータの中から出勤している人数や残業時間などを、社員、派遣社員、パートと雇用区分ごとに集計してエクセル化しています。集計は毎日おこなっており、RK導入前は1時間近く掛かっていた作業が、10分程度に短縮されました。

② 作業内容・作業時間の集計

1日の終わりには、出庫部門や入庫部門、間接部門など各グループごとに、手作業で入力された各従業員の作業内容が、私たちのところにメールで届きます。RKでは、それらのメールを取得するところから、誰がどの作業を何時間やったかを集計するところまでを自動化させました。こちらも毎日実行しており、以前は約20分掛かっていた作業が5分程度でできるようになりました。

③ 業務報告書の作成

弊社では定期的に、作業内容ごとに従事した時間を集計し、作業報告書としてまとめて、作業実績を管理しております。その報告書を作る作業にもRKを活用しています。こちらは「②」で集計したデータを元にしていることもあって、それほど時間の掛かるものではありませんでしたが、それでも約10分から約2分と大きく短縮できました。
その他、月更新の際にエクセルの新規シートを作ったり、細かなことにも活用していますが、大きく業務短縮に繋がっているのは、今あげた3点になります。

無料なのに、とても丁寧なサポートをいただけて本当に助かりました。特に良かったのは次の3点です。

● 分かりやすく、かつ分かるまで教えてくれる

リモートでシナリオ（自動化プログラム）作りに付き添ってくれる「伴走サポート」では、基礎から始まり、細かなテクニックやちょっとしたコツまで、分かりやすく、また分かるまで教えてくださいます。これは本当にありがたかったですね。

● 窓口がひとつで問い合わせしやすい

また普通のメーカーさんのサポートだと、問い合わせても「その内容は担当が違うので分からないです」とたらい回しにされることもあります。しかしキーエンスさんは全部ひとつの窓口で対応してくださるので、その点も良かったです。

● 「伴走サポート」後にレポート資料をいただける

「伴走サポート」を終えた後、毎回、やった内容をまとめた「ポイント集」的なレポート資料をいただける点も、すごく便利でした。後になって見返すことで「こんなやり方があったな」と復習にもなっています。

ここまで手厚いサポートを、しかも無料でやってくださるメーカーさんは、他にないのではないでしょうか。

はい。4回やっていただけて、ひと段落した形です。
ただキーエンスさんから、個別に問い合わせ窓口から相談しても構わないと言っていただけたり、新たにRKを使いたいというスタッフが出来た時には、教育として「伴走サポート」を追加で開催することも問題ないと仰っていただけています。今後なにかあった時には、ぜひ頼りにさせていただければと思っています。

まずは0.5人分の工数削減を目指していて、現在はおよそ0.4人分まで削減が進んでいます。
もし担当者が休んでしまった場合は、他の職員が慣れない業務をカバーしなければなりません。その際は2倍近い工数が掛かるので、実質的な効果で言えばもっと大きいと考えています。

事務員さんの仕事はアナログのものが多く、とても面倒です。その作業をすべてデジタルで、かつボタンひとつで処理できるようになるため、現場からは精神的に楽になったという声があがってきています。またそもそもミスがないので、やり直しがなくなりましたし、私たちチェックする側の業務も楽になりました。

自分のサポート役がひとり増えたように感じています。今、自分たちの手元からRKがなくなることは考えられないですね。ずっと居続けて欲しい存在です。

主に次の4点について評価しています。

● 様々なアプリと連携できる使い勝手の良さ

まずアウトルックやエクセルといった様々なアプリと、簡単に連携できる使い勝手の良さが魅力です。お陰で専門的な知識がなくても、自分たちだけででいろんな業務の自動化を実現させられました。

● 変数や条件分岐を自然に使える

RKには、一度取り込んで加工したエクセルをいつでも自由にコピーできたり、例外処理することで有給休暇などのイレギュラーが起きても問題なく出社扱いにしたり、痒いところに手が届く機能がたくさん搭載されています。これらはプログラム言語で言えば「変数」や「条件分岐」に相当する部分。そうした機能をプログラムが知らない私たちでも自然に使える点は、とても便利だと感じています。

● 現場のやり方を変えずに済む

先ほどあげた「条件分岐」をうまく使えば、例えば4月のことを「04」や「4」と違うルールで命名されているファイルでも、関係なく4月のファイルとして取り込めます。部門ごとにファイル名のルール付けが違っても、こちら側で吸収、対応して業務を進められるため、現場のやり方を変えなくて済みます。

● フローティングライセンス契約

同時使用さえしなければ、1ライセンスを複数のパソコンで使いまわせる「フローティングライセンス」契約になっている点もありがたいところです。ライセンスの価格も、リーズナブルなので、費用対効果を出しやすくて助かります。

RKのシナリオは、コピーして使いまわすことが出来ます。自分たちで作ったシナリオを保管しておけば、それを資産として流用できるので便利だと思います。
やりたいことと似たようなことを、以前やっていたら、そのシナリオを元に加工すれば、よりスピーディーにシナリオを作ることが出来るので、おすすめですよ。

例えば複写書類のような、絶対に紙と手書きでやらなければならないものを除いて、可能ならばすべての業務を自動化させたいと考えています。既にアイデアはたくさんあるので、これからもっとRKを活用して、それらをひとつずつ実現させていきたいですね。
究極的にはRKで作ったシナリオ同士を組み合わせて、ボタンひとつですべてが終わらせられるようになると良いですね。

ただそのためには、キーエンスさんのサポートは必要不可欠です。なにかあれば質問できる環境があるからこそ、いろんなことをやっていこうというモチベーションに繋がっていますので、今後とも末永くサポートいただけることを期待しています。